Gestionnaire de la production

RELÈVE DU

Gérant du centre/propriétaire(s)

SERVICE

Bureau d’accueil, production complète, évaluation

RÉSUMÉ DU POSTE ET QUALITÉS REQUISES:

L’évaluateur a la responsabilité d’accueillir les clients avec gentillesse et en temps voulu et de leur préparer une évaluation dans le but ultime de conclure une vente afin de maintenir un taux élevé de réparations. L’évaluateur doit communiquer avec l’expert et le client concernant le statut du véhicule. Ce poste est souvent l’un des principaux points de contact du client. Ainsi, le RSC doit s’efforcer de représenter l’entreprise de manière professionnelle. Le RSC doit avoir une personnalité chaleureuse, aimer rencontrer des gens, voir aux comptes et posséder des antécédents classiques en vente ou en marketing et une bonne compréhension de l’évaluation et des procédures et politiques de réclamation d’assurance. Il doit pouvoir prendre des décisions sensées, s’automotiver, utiliser d’excellentes aptitudes en communication, tant verbales qu’écrites, et présenter une apparence professionnelle. Il est essentiel que cette personne possède une bonne attitude au travail et favorise un esprit d’équipe positif afin de soutenir la philosophie globale de l’entreprise et ses confrères de travail.

IMPUTABILITÉ ET RESPONSABILITÉS DU POSTE

Service à la clientèle

• Il suit les critères du CRV du SQC.
• Il inspecte les véhicules admissibles et prépare les évaluations écrites des dommages.
• Il a la responsabilité de collaborer au traitement des évaluations, des autorisations de réparation, des demandes de réparation, des suppléments et des garanties lorsqu’il fait affaire avec le client. Il s’efforce de maintenir et d’améliorer le taux de transactions conclues pour l’entreprise. Selon les critères du CRV du SQC.
• Il fait un suivi des évaluations des clients afin d’augmenter le taux de transactions conclues; il peut également développer et mettre en place des programmes de suivi des évaluations.
• Il s’assure d’une communication continue avec l’expert, le personnel de production et le client concernant le statut de la réparation.
• Il inspecte les réparations et rencontre le client au moment de la cueillette du véhicule pour s’assurer de sa satisfaction.
• Il travaille pour résoudre toute préoccupation ou insatisfaction du client concernant le travail effectué ou l’entreprise et fait un suivi dans le Journal des préoccupations.
• Il est responsable du maintien d’un volume de ventes régulier et des objectifs d’exploitation selon le plan commercial et des plans d’actions du centre visant à atteindre ou à dépasser les objectifs de l’entreprise.

Coordination du personnel en vue d’atteindre les objectifs de vente

• Il participe à la mise à jour du rapport du travail en cours pour les réunions de production quotidiennes.
• Il participe aux réunions de production/de sortie quotidiennes afin de fournir des renseignements-clés et d’avoir des mises pour mettre à jour le système de gestion par demande de réparation.
• À chaque matin, il met à jour le rapport de travail en cours selon les résultats de la réunion de production, et fait une photocopie du rapport.
• Il fournit le rapport au service du détaillage et à l’assistant-gérant pour faire un suivi quotidien des véhicules.
• Il collabore avec le personnel pour planifier les réunions et les horaires.
• Il travaille avec les représentants promotionnels pour développer des méthodes de suivi, notamment des lettres de suivi et de remerciement, des accessoires et d’autres méthodes pour rester sans cesse en contact avec les agents, les détaillants, les parcs auto et les entreprises.
• Il participe aux réunions mensuelles de l’entreprise et consent à assister à tout programme de formation pour rehausser son rendement personnel et professionnel.

Processus d’évaluation

• Il suit le processus d’accueil du client du SQC en tout temps.
• Il utilise les outils du SQC en matière de processus d’évaluation et de meilleures pratiques.
• Il entre régulièrement, à l’aide des formulaires d’évaluation du véhicule, tous les renseignements du client et du véhicule, les dommages détaillés du véhicule, et les dommages préalables selon les exigences du SQC.
• Il suit le processus d’imagerie standard quant à toutes les évaluations potentielles d’assurance.
• Il ajoute des explications aux images ou aux entrées de réparations sur les évaluations.
• Il s’assure que nous vérifiions les articles les plus communément « oubliés » retrouvés dans les directives d’assurance ou sur les feuilles d’évaluation de véhicule du SQC.
• Il suit les meilleures pratiques lorsqu’il génère une évaluation pour atteindre une précision de 95 % à 100 % du temps; portant attention aux détails.

Administration des documents de la demande de réparation

• Il s’assure que la commande et la réception des pièces sont effectuées correctement dans le système de gestion et en temps voulu.
• Il s’assure d’obtenir l’autorisation du propriétaire avant de commander des pièces ou de procéder aux réparations.
• Les pièces commandées et en souffrance sont documentées dans le dossier du système de gestion.
• Il indique au client tout argent dû au moment de l’autorisation et au moins 24 heures avant la remise du véhicule.
• Les autorisations, les garanties et les cartes ISC sont remplies selon les critères de documents de sortie du véhicule SQC.
• Il revoit la liste de vérification EQ pour valider les réparations complétées selon l’évaluation et pour s’assurer qu’elles répondent aux normes de réparation impeccable de CARSTAR et du gérant du centre.
• Il signe l’inspection finale de la liste de vérification EQ validant que le véhicule est prêt à être remis au propriétaire.

RÉSUMÉ DE L’EMPLOI

• Le coordonateur des pièces augmente l’efficacité du centre en s’assurant que la réception et le contrôle des pièces soient effectués correctement et qu’elles soient remises au technicien approprié. Il doit être très bien organisé et maintenir une excellente documentation afin de réduire les pertes. Il doit pouvoir lire et comprendre un devis afin de s’assurer que les pièces reçues s’harmonisent à celles commandées, et bien communiquer avec le personnel de production et de gestion. Il participe aux réunions quotidiennes de production/de sortie de véhicule afin de fournir des renseignements-clés au personnel administratif.

IMPUTABILITÉ ET RESPONSABILITÉS DU POSTE

Réception et inventaire des pièces

• Il effectue la réception des pièces et vérifie si la commande est complète et précise, et si elle s’harmonise à la facture du fournisseur. (Il est préférable de le faire pendant que le conducteur est sur place afin que les pièces oubliées ou endommagées soient prises en note et indiquées à la direction.)
• Il coche les pièces reçues sur le bon de travail approprié et range les pièces reçues à l’endroit approprié.
• Il vérifie les pièces à retourner au fournisseur et s’assure d’obtenir un formulaire de retour de pièce. Il s’assure que tous les documents sont remis au personnel de gestion du bureau d’accueil.
• Après la réparation, il retourne les pièces en trop en vue d’obtenir un crédit et documente ce retour.
• Le cas échéant, il utilise un chariot de pièces par demande de travail. Pour les réparations plus petites, vous pouvez utiliser des bacs en plastique pouvant être rangés dans le coffre du véhicule à réparer.

Communication avec le personnel de production et de gestion

• Sur réception des pièces appropriées, le coordonateur des pièces fait 2 photocopies de la facture; 1 copie pour le dossier des comptes à payer et l’autre avec la demande de réparation.
• Il compare la facture du fournisseur au devis afin de vérifier la précision des pièces reçues.
• Il en avise le gérant d’atelier afin que le véhicule puisse être inscrit à l’horaire et déplace le fichier dans la case « Pièces livrées/téléphoner au client ». S’il y a des erreurs de pièce, il en avise immédiatement le gérant du centre afin que le client et/ou la compagnie d’assurance soient avisés de tout délai.

Inscription/travail en cours

• À tous les matins, après la réunion de production, le coordonnateur des pièces s’assure que les chariots/bacs en plastique des pièces des véhicules entrants sont remplis.
• Après l’entrée du véhicule et son déplacement dans la zone de production, le coordonnateur déplace le véhicule dans l’aire assignée.
• Il déplace le chariot/bac des pièces jusqu’à l’aire de travail assignée.
• Il avise le technicien approprié sur le positionnement du travail.

RÉSUMÉ DE L’EMPLOI ET QUALITÉS NÉCESSAIRES

• Le planificateur de réparation a la responsabilité du démontage complet du véhicule. Il contrôle et entrepose les pièces et les articles (attaches, quincaillerie, etc.). Il a également la responsabilité de générer tout devis supplémentaire précis à 100 %. Il doit avoir de l’expérience en réparation de grande qualité de véhicule accidenté. Le planificateur de réparation doit être un chef efficace ayant des aptitudes de communication au-dessus de la moyenne et une compréhension d’expert en procédures et politiques de réclamation d’assurance. Il est essentiel que le planificateur de réparation possède une bonne attitude au travail, d’excellentes aptitudes de gestion de temps et d’organisation et favoriser un esprit d’équipe positif au sein du service ainsi qu’entre les autres services dans le but de soutenir la philosophie globale de l’entreprise et ses confrères de travail.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Admission du véhicule en production

• Le planificateur voit au mappage et à la reproduction préliminaire du véhicule (y compris ceux des dommages préalables).
• Il effectue un démontage méticuleux.
• Il range soigneusement les pièces dans les chariots de pièces.
• Il effectue une imagerie photographique additionnelle du véhicule.
• Il documente les diverses opérations de sous-traitance de réparation/remplacement sur la Feuille d’évaluation du véhicule.
• Il génère une évaluation supplémentaire (incluant les notes de lignes, les notes de photos, etc.).
• Il télécharge l’évaluation supplémentaire selon les directives de l’assureur.
• Il exporte le devis dans le système de gestion.
• Il exécute les nouveaux rapports nécessaires à la documentation de production.
• Il termine le mappage et la reproduction.
• Il déplace le véhicule et organise le véhicule.
• Il range les pièces dans la zone d’entreposage déterminée à cet effet.
• Il nettoie l’aire de travail.
• Il avise de directeur de production que des pièces additionnelles sont nécessaires.

Au cours de la production

• Il assure la liaison avec le directeur de production et les techniciens lorsque des changements sont nécessaires.
• Il effectue et met à jour les suppléments (y compris les photos, les notes additionnelles, etc.). Il met à jour les documents de production, le système de gestion et avise le directeur de production de ces changements.
• Il voit à la reproduction du véhicule au besoin.

Responsabilités additionnelles

• Il participe aux réunions de productions quotidiennes.
• Il voit à la pré-fermeture du dossier.
• Il participe aux réunions quotidiennes de sortie afin de fournir des renseignements-clés au personnel de gestion; il participe aux réunions mensuelles de l’entreprise et est prêt à assister à tout programme de formation pour rehausser son rendement personnel et professionnel.

EXPÉRIENCE ET APTITUDES NÉCESSAIRES

• Au moins une année d’expérience en gestion ou au sein de l’industrie.
• Connaissances des produits utilisés au centre.
• Connaissances fonctionnelles et techniques
  • Logiciel de gestion (Mitchell et/ou Summit) – INTERMÉDIAIRE
  • Logiciel Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) – INTERMÉDIAIRE
  • Logiciel d’estimation (Audatex et/ou Mitchell) – INTERMÉDIAIRE
• Formation spécialisée
  • ICAR un atout
  • SIMDUT
  • Premiers soins
• Aptitudes et compétences
  • Travailler de façon indépendante sans supervision étroite;
  • Être flexible et s’adapter facilement aux changements constants;
  • Solides aptitudes en matière de tact et de diplomatie, capacité d’interaction à tous les niveaux de personnel;
  • Être très organisé : capable d’effectuer des tâches multiples;
  • Être capable de prioriser, d’organiser et de planifier le travail par soi-même;
  • Posséder d’excellentes aptitudes en communication (écrites et verbales);
  • Être capable de prendre des décisions, avoir des compétences pour déléguer et posséder les aptitudes d’un chef.

QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES

• Exigences physiques
  • Aptitudes physiques générales
    • Transporter, soulever jusqu’à 100 lb
    • S’accroupir
    • S’agenouiller
    • Pousser
    • Se tenir debout
    • S’asseoir
    • Marcher
    • Atteindre des objets et pousser
  • Capable d’effectuer des mouvements répétitifs
  • Conduire, doit posséder un permis de conduire valide.
• Exposition en milieu de travail aux éléments suivants :
  • Émanations
  • Saletés
  • Produits chimiques/toxines
  • Dangers
  • Chaud/froid

* Les tâches sont sujettes à changements.