Gestionnaire de bureau

RELÈVE DU

Directeur général

SERVICE

Exempt (salaire)

RÉSUMÉ DU POSTE ET QUALITÉS REQUISES:

Le gestionnaire de bureau est chargé d'effectuer des tâches de bureau, de comptabilité et d'administration, notamment accueillir les clients, répondre au téléphone, programmer les réparations, taper la correspondance, préparer divers rapports, voir aux comptes à recevoir, à l'archivage et à l'administration générale des ressources humaines.

Tâches et responsabilités

• Effectuer des tâches financières, notamment le traitement des paiements, la préparation du registre des dépôts quotidiens, le rapprochement de la petite caisse, le recouvrement des créances et la présentation des ajustements des créances.
• Assurer l'administration et la tenue des dossiers relatifs à la paie et aux ressources humaines de manière précise et opportune.
• Recueillir et enregistrer les paiements pour les réparations effectuées et gérer les comptes clients.
• Accueillir et assister les clients, planifier les véhicules pour les estimations, vérifier les véhicules, effectuer des appels de suivi auprès des clients lorsque le véhicule est terminé.
• Demander la vente et/ou tenter de programmer les clients pour une estimation afin d'atteindre l'objectif de ratio de conclusion.
• Préparer divers rapports et mises à jour, y compris les rapports du matin, les mises à jour des locations, les rapports sur les comptes à recevoir, les rapports du centre de réparation et les rapports de production.
• Examiner les demandes de réparation pour s'assurer de leur exactitude.
• Gérer et organiser les factures des fournisseurs, les tableaux d'affichage, les salles de pause, les dossiers des employés, les fournitures de bureau et le bureau d'accueil.
• Assister aux réunions quotidiennes de libération.
• Autres tâches assignées.

EXIGENCES EN MATIÈRE D’EXPÉRIENCE/DE COMPÉTENCES

• Une expérience de plus de 3 ans dans la gestion générale de bureau, la gestion des comptes à recevoir, des comptes à payer et de la paie est requise.
• Diplôme d'études secondaires, diplôme universitaire de préférence.
• Compétences en matière de préparation, d'analyse et d'interprétation des données relatives à la charge de travail.
• Connaissance et utilisation des systèmes de traitement de texte et de gestion.
• Grande attention aux détails.
• Capacité à recevoir des instructions et à travailler en bonne intelligence avec les autres.
• Bonnes aptitudes verbales et écrites.
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).
• Permis de conduire valide et dossier de conduite assurable.
• Vous devez être en mesure de travailler les heures et les jours suivants :
  • Lundi au vendredi (8 h à 17 h – éditer au besoin)
  • Un samedi sur deux (8 h à midi, éditer au besoin)

EXIGENCES PHYSIQUES

Les exigences physiques essentielles sont les suivantes :

• Être capable de se baisser, se pencher et s'agenouiller, s'accroupir, pousser et tirer.
• Être capable de périodes prolongées d'agenouillement, de flexion, d'accroupissement et d'abaissement.
• Porter et soulever des objets lourds (jusqu'à 50 lb)
• Se tenir debout, s'asseoir et marcher
• Effectuer des mouvements répétitifs

MILIEU DE TRAVAIL

Exposition aux éléments suivants :

• Peinture, vapeurs et particules
• Saleté et poussière
• Produits chimiques et toxines
• Chaleur et froid variable
• Bruit intermittent